Teknisk dokumentation för medicintekniska produkter

I vissa fall används även termerna ”teknisk fil” (”technical file”) eller ”design dossier” som synonymer, men de europeiska regelverken MDR och IVDR använder benämningen ”teknisk dokumentation”. Motsvarande krav gäller även för nationella medicinska informationssystem (NMI).

Omfattningen på dokumentationen kan variera med produktens typ, komplexitet och riskklass. En viktig del av den tekniska dokumentationen utgörs av bevis för att de allmänna kraven på säkerhet och prestanda (GSPR) uppfylls. Även dokumentation av riskhanteringsprocessen ("risk management”) ingår. Dokumentationen ska hållas aktuell under produktens hela livscykel, ska presentera bevis på att produkten kan användas på ett säkert och ändamålsenligt sätt, och att den uppfyller samtliga tillämpliga krav i regelverket.

Vad är teknisk dokumentation?

Teknisk dokumentation är en samling av dokumentation om en medicinteknisk produkt som visar tillämpliga krav för produkten och bevis för uppfyllelse av dessa krav. I samlingen ska det också ingå summering av de ingående dokumenten för att det ska vara möjligt att överblicka innehållet. Observera att summeringen inte ersätter de ingående dokumenten utan utgör ett komplement. Innehållet i den tekniska dokumentationen ska presenteras på ett tydligt, organiserat, sökvänligt och otvetydigt sätt.

Kraven kan vara både tekniska och kliniska, och kan framgå direkt av regelverken eller av gemensamma specifikationer, standarder eller andra branschspecifika dokument. Den tekniska dokumentationen byggs upp av många olika delar med dokument som genereras under hela produktens livscykel, från idéutvärdering, genom produktutveckling, verifiering/validering, produktion/tillverkning, ändringshantering och uppföljning på marknaden.

Där det är lämpligt kan flera närliggande produkter grupperas, och redovisas i en gemensam teknisk dokumentation. Om produkten ska, eller kan, användas tillsammans med tillbehör, eller kombineras med andra produkter, ska det framgå av den tekniska dokumentationen.

Regelverk som styr den tekniska dokumentationen

Kraven för den tekniska dokumentationen finns i Bilaga II och III i regelverken MDR och IVDR. Många produkter bör även följa så kallade standarder eller gemensamma specifikationer. Läs mer om dessa längre ner på sidan.

Vilka produkter omfattas?

Enligt MDR och IVDR omfattas medicintekniska produkter och IVD-produkter i alla riskklasser, estetiska produkter utan medicinskt syfte enligt bilaga XVI till MDR samt deras tillbehör. Enligt den nationella lagstiftningen gäller motsvarande krav även för nationella medicinska informationssystem (NMI).

Specialanpassade produkter och produkter som egentillverkas enligt artikel 5.5 i MDR eller IVDR har särskilda krav för dokumentation som är anpassade till respektive produkttyp. För specialanpassade produkter finns kraven i bilaga XIII till MDR och för egentillverkade produkter framgår kraven i artikel 5.5 i MDR respektive IVDR.

Innehåll i dokumentationen

Innehållet i den tekniska dokumentationen ska presenteras på ett tydligt, organiserat, sökvänligt och otvetydigt sätt, och i enlighet med både bilaga II och III i både MDR och IVDR. Vilka krav som är tillämpliga för en enskild produkt beror bland annat på produktens avsedda ändamål, riskklass och konstruktion. Varje tillverkare behöver därför noggrant gå igenom förordningarna och säkerställa att samtliga tillämpliga krav identifieras och att motsvarande dokumentation upprättas.

Krav i bilaga II - MDR och IVDR

Kraven i bilaga II i både MDR och IVDR omfattar dokumentation som först tas fram under produktutvecklingen, och som sedan hålls aktuell och uppdateras genom ändringshantering.

Följande områden ska finnas med i den tekniska beskrivningen:

• beskrivning av och specifikation för produkten, inklusive varianter och tillbehör
• hänvisning till tidigare generationer och liknande produkter på marknaden
• information från tillverkaren som lämnas med produkten
  
  • märkning och bruksanvisning
• konstruktions- och tillverkningsinformation
• allmänna krav på säkerhet och prestanda
• analys av nytta/riskförhållandet och riskhantering
• produktkontroll och produktvalidering
  
  • prekliniska och kliniska data, bland annat klinisk utvärdering (MDR) respektive prestandautvärdering (IVDR)
  • kompletterande uppgifter för särskilda produkttyper och produkter med särskilda egenskaper.

Längre ner på sidan finns ytterligare beskrivning för vissa av punkterna.

Krav i bilaga III - MDR och IVDR

Kraven i bilaga III i både MDR och IVDR omfattar dokumentation som tas fram genom övervakning av produkter som släppts ut på marknaden (även kallat ”PMS”, post-market surveillance).

Följande innehåll ska tillföras den tekniska dokumentationen:

• PMS-plan
  
  • inklusive plan för klinisk uppföljning (PMCF, ”post market clinical follow-up”) för produkter under MDR respektive plan för prestandauppföljning (PMPF, ”post market performance follow-up”) för produkter under IVDR
• PMS-rapport eller PSUR, beroende på produktens riskklass.

Tillverkarens kvalitetsledningssystem (artikel 10.9 MDR/10.8 IVDR) och system för övervakning av produkter som släppts ut på marknaden (artikel 83 MDR/78 IVDR) omfattas inte i sig själva av den tekniska dokumentationen. Dessa system ska planeras, upprättas, dokumenteras, genomföras, underhållas och uppdateras av tillverkaren. Dokumentationen av och procedurerna i dessa system är däremot tätt förknippade med, och är en förutsättning för, den tekniska dokumentationen för respektive produkt.

Allmänna krav på säkerhet och prestanda ”GSPR”

Bilaga I i både MDR och IVDR listar de så kallade allmänna kraven på säkerhet och prestanda (på engelska: general safety and performance requirements, ”GSPR”). Medicintekniska produkter ska uppfylla samtliga tillämpliga allmänna krav på säkerhet och prestanda när de släpps ut på marknaden. Vilka krav som är tillämpliga beror bland annat på produktens avsedda ändamål och konstruktion.

Vanligen visar man vilka krav som är tillämpliga och hur dessa har uppfyllts genom en kravmatris. För varje krav som inte är tillämpligt ska man ange en motivering till detta. För varje krav som är tillämpligt ska man ange på vilket sätt man har visat överensstämmelse, till exempel genom att hänvisa till motsvarande standard eller gemensam specifikation, interna processer/procedurer och till motsvarande plan, protokoll och rapport där man samlat och utvärderat sina data. Den tekniska dokumentationen ska innehålla data och objektiva bevis på att, och hur varje enskilt krav har uppfyllts.

Det finns flera sätt att redovisa uppfyllelse av GSPR. Till exempel finns nedanstående mallar som kan användas vid ansökan/anmälan om klinisk prövning respektive prestandastudie till Läkemedelsverket.

Det finns även krav i artikel 10 i MDR och IVDR på att kvalitetsledningssystemet ska innehålla identifiering av tillämpliga allmänna krav på säkerhet och prestanda samt utforskande av alternativ för hantering av dessa krav.

Redan i fasen för klinisk prövning (MDR) respektive prestandastudier (IVDR) finns krav på att visa att de produkter som ska studeras överensstämmer med de tillämpliga allmänna kraven på säkerhet och prestanda, bortsett från de aspekter som omfattas av den kliniska prövningen respektive prestandastudien. För att skydda försökspersonernas hälsa och säkerhet ska alla försiktighetsåtgärder ha vidtagits med hänsyn till de aspekterna som omfattas av den kliniska prövningen respektive prestandastudien.

Krav i bilaga I - MDR

Kraven i bilaga I i MDR delas in i tre kapitel. Observera att texten i flikarna nedan är förkortad. Läs direkt i regeltexten för ytterligare information.

Krav i bilaga I - IVDR

Kraven i bilaga I i IVDR delas in i tre kapitel. Observera att texten i flikarna nedan är förkortad. Läs direkt i regeltexten för ytterligare information.

Standarder och gemensamma specifikationer

Tillämpa standarder

Det finns många standarder inom medicinteknik, som beskriver bästa praxis (”best practice”) inom respektive område. Man bör därför följa de standarder som är tillämpliga för en viss produkt, både övergripande standarder för till exempel kvalitetsledningssystem och riskhantering, och de produktstandarder som kan finnas för produktkategorin.

Vissa standarder är även harmoniserade med MDR och/eller IVDR vilket betyder att de utvecklats och/eller utvärderats i förhållande till regelverket. Det finns då bilagor i standarden (kallas vanligen ZA, ZB och så vidare) som visar hur den överensstämmer med kraven i förordningarna. Om man kan visa att man uppfyller en harmoniserad standard, till exempel genom ISO-certifiering, så finns en presumtion att man genom detta uppfyller motsvarande delar av regelverken. Detta beskrivs i MDR och IVDR, artikel 8.

Det är alltså viktigt att säkerställa vilka delar av regelverken som motsvaras av en harmoniserad standard. Ett exempel där man utöver en harmoniserad standard behöver uppfylla ytterligare krav, är att kraven i den harmoniserade standarden ISO 13485 inte täcker alla krav på ett kvalitetsledningssystem (QMS) enligt MDR respektive IVDR. Kraven och de förfaranden som beskrivs i standarderna är dock inte lagstadgade krav, så man kan även tillämpa andra förfaranden, om man i sin tekniska dokumentation kan argumentera för att detta ger en likvärdig eller bättre säkerhet och prestanda.

Tillämpa gemensamma specifikationer

En annan grupp av kravställande legala dokument är gemensamma specifikationer (common specification, CS, på engelska), som beskrivs i MDR och IVDR, artikel 9. En gemensam specifikation är en uppsättning tekniska och/eller kliniska krav som gäller för en produkt, en process eller ett system.

Gemensamma specifikationer är lagstiftning och är därmed direkt gällande krav. Även här finns en presumtion att man genom att visa att man uppfyller en CS även uppfyller motsvarande delar av regelverken.

Riskhantering

Syftet med riskhantering inom medicinteknik är att identifiera samtliga rimligt förutsebara risker och minimera dessa genom produktens konstruktion, tillverkning, skyddsåtgärder inklusive varningssignaler och information om risker i till exempel bruksanvisning och märkning. Grundprincipen är att man i första hand i möjligaste mån ska eliminera risker, i andra hand minska/minimera återstående risker och i tredje hand informera och varna om de risker som kvarstår efter det. Endast risker som är acceptabla i förhållande till produktens nytta får återstå.

Riskhantering är en viktig aspekt inom utveckling, produktion, tillhandahållande och användning av medicintekniska produkter. Därför finns många krav i förordningarna kopplade till riskhantering. Ett exempel är att tillverkarna ska upprätta, dokumentera, genomföra och underhålla ett system för riskhantering.

System för riskhantering avser

• rutiner/procedurer för riskhantering
• riskhanteringsdokumentation för samtliga produkter, som ska bestå av både planer och rapporter.

Riskhantering inom medicinteknik ska analysera och minimera riskerna som patienter kan utsättas för vid kontakt med eller användning av produkten. Även risker för vårdpersonal eller andra som hanterar produkten ska hanteras. Det är viktigt att risker som finns vid både avsedd användning och rimligt förutsebar felanvändning identifieras och hanteras. Standarden ISO 14971 och tillhörande tekniska rapport ISO 24971 ger god vägledning om riskhantering för medicintekniska produkter.

Riskhantering ska vara en kontinuerlig process som påbörjas redan under idéutvärderingen. Den fortsätter sedan samla in information om och hantera risker som identifieras under alla faser i produktens hela livscykel. Det innefattar produktutveckling, verifiering och validering, produktion, lagerhållning, distribution samt användning av produkten på marknaden.

Risk definieras som kombinationen av sannolikheten för skada och skadans allvarlighetsgrad (kallas också fara). Det är vanligt att skriva något av följande samband för att uttrycka riskvärde:

• risk = fara * exponering
• risk = konsekvens * sannolikhet = allvarlighetsgrad * sannolikhet.

Ett högt riskvärde kan alltså vara styrt av händelsens sannolikhet/frekvens, allvarlighetsgrad eller både och. Det betyder att även potentiella risker med relativt låg allvarlighetsgrad för skadan måste lyftas fram i riskbedömning och hanteras. Det är också viktigt att alla risker man kan identifiera tas med i hanteringen av risker, även sådana som både är osannolika och har låg allvarlighetsgrad. Du bör tänka ”brutto” snarare än ”netto” när det gäller identifiering av risker.

För IVD-produkter uppkommer riskerna för patienten inte av att patienten är i kontakt med produkten. Här finns istället risk för patienten som ett resultat av falska positiva eller negativa analysresultat, eller fördröjda analysresultat. Den som utför analyserna, till exempel laboratoriepersonal eller annan vårdpersonal, kan också utsättas för risker i kontakt med eller vid användning av produkten. Samtliga dessa risker ska beaktas. Bilaga H i ISO 24971 ger vägledning specifikt för IVD-produkter.

Produkter som omfattas av MDR men som inte har ett avsett medicinskt ändamål, så kallade ”bilaga XVI-produkter”, ska förhålla sig till genomförandeförordningen om gemensamma specifikationer (CS) 2022/2346. Övergripande krav på riskhantering beskrivs där i bilaga I och varje efterföljande bilaga beskriver produktspecifik riskhantering utifrån produktens tillämpningsområde. För de produkter som omfattas av bilaga XVI ska riskhanteringen i CS följas.

Produktutveckling, konstruktion och specifikationer

Under produktutvecklingen kartläggs samtliga tillämpliga krav för produkten och dess avsedda ändamål. Vanligen utgår man vid produktutveckling från mer allmänna krav från tilltänkta användargrupper tillsammans med motsvarande regulatoriska krav, och detaljerar (specificerar) sedan kraven ytterligare genom sin produktutvecklingsprocess. Vanligen tar man därefter fram prototyper och genomför olika tester under det att konstruktionen utvecklas mot att bli ”producerbar” i serietillverkning.

Specifikation innebär detaljering av krav, som kan vara till exempel tekniska eller kliniska. Specifikationer kan upprättas på många nivåer, för olika ändamål och för många olika sammanhang under utveckling, produktion och tillhandahållande av medicintekniska produkter. Specifikationer bör tas fram för att i detalj beskriva konstruktionen, ingående råvaror och komponenter, tillverkningsprocessen och kvalitetskontroller som behövs i produktionen.

Det finns inga krav på hur en specifikation ska utformas eller hur många eller vilka specifikationer som ska finnas. Specifikationer kan till exempel utformas som löpande text, tabeller, ritningar, eller kombinationer av dessa. Tillverkaren kan anpassa detta i enlighet med sitt kvalitetsledningssystem och organisation. Om produktionsaktiviteter till exempel utförs av underleverantörer kan det vara lämpligt att anpassa specifikationerna för detta. Ofta består en specifikation både av de detaljerade kraven och motsvarande acceptanskriterier, som anger inom vilket område som utfallet anses vara godkänt.

Specifikationerna kan behöva uppdateras, till exempel vid ändrade krav i regelverk, standarder eller gemensamma specifikationer. Även interna ändringar kan leda till ändring av specifikationer, till exempel till följd av information från riskhantering eller övervakning av produkter på marknaden (”PMS”).

Verifiering, validering, kvalitetskontroll och ändringar

Aktiviteter inom verifiering och validering ska utföras för att visa att produkten uppfyller de specificerade kraven som är tillämpliga för just den aktuella produkten. Exempel på faktorer att beakta är biokompatibilitet, hållbarhet och elsäkerhet, men det finns många fler som kan vara aktuella och det måste avgöras av tillverkaren från fall till fall.

En viktig del i valideringen är den kliniska utvärderingen (MDR) respektive prestandautvärderingen (IVDR), men även andra krav måste verifieras och/eller valideras. Aktiviteter inom verifiering och validering utförs under hela arbetet med produktutveckling, men intensifieras oftast innan eller delvis parallellt med processvalidering och överföring till produktion. Här tar man fram data och evidens för att produktens konstruktion och dess produktionsprocesser leder till produkter som uppfyller samtliga krav som är tillämpliga för produkten och dess avsedda ändamål.

Den tekniska dokumentationen byggs till stora delar upp av verifierings- och valideringsplaner och rapporter som tas fram under produktutvecklingen. Den tekniska dokumentationen fylls därefter på med data och rapporter från genomförd produktion, efter att produktutvecklingen avslutats och löpande produktion påbörjats.

Under löpande produktion utförs ofta kvalitetskontroller på varje tillverkad enhet eller batch. Dessa kontroller betraktas vanligen inte som verifiering/validering utan som kvalitetskontroll (”QC”). Även data från QC ingår i den tekniska dokumentationen. Alternativt kan man, i vissa fall, validera sina produktionsprocesser så att man inte behöver genomföra QC på varje batch. Oavsett vilken strategi som väljs så ska den tekniska dokumentationen innehålla data som visar att varje enskild produkt som släpps ut på marknaden uppfyller samtliga tillämpliga krav i regelverket.

När ändringar planeras, av produktens konstruktion, råvaror, ingående komponenter, eller av steg i produktionsprocessen, är det viktigt att dessa utvärderas noggrant för att avgöra om någon tidigare genomförd verifiering eller validering måste göras om för att säkerställa att produkten fortsätter uppfylla samtliga krav. Ändringshantering och dokumentation från denna process är alltså mycket viktigt för att hålla den tekniska dokumentationen aktuell och komplett.

Klinisk utvärdering och prestanda­utvärdering

En viktig del i den tekniska dokumentationen är planer och rapporter med evidens för produktens säkerhet och prestanda när den används i sitt avsedda kliniska sammanhang. För produkter under MDR ska det finnas en klinisk utvärdering, som i de flesta fall till stora delar bygger på klinisk prövning av produkten, men även till exempel publicerade data ska tas i beaktande.

För produkter under IVDR ska det finnas en prestandautvärdering som ska innehålla data om vetenskaplig giltighet, analytisk och klinisk prestanda. Ofta, men inte alltid, bygger denna även på prestandautvärdering av produkten.

Märkning, bruksanvisning, manual, IFU

Märkning, bruksanvisning och annan information om produkten och hur den ska användas korrekt och säkert, ska ingå i den tekniska dokumentationen.

Alla påståenden som återges i märkning och all information som tillhandahålls om produkten ska ha stöd av data som finns i den tekniska dokumentationen, till exempel verifierings- och valideringsrapporter och rapporter från riskhantering. Förutom påstående om säkerhet och prestanda kan det också exempelvis vara uppgifter om hållbarhet och förvaringsbetingelser.

Granskning

Den tekniska dokumentationen ska alltid granskas internt inom organisationen i enlighet med kvalitetsledningssystemet. Detta ingår i ansvaret för PRRC.

För produkter där bedömning av överensstämmelse omfattar anlitande av anmält organ kommer den tekniska dokumentationen även granskas av det anmälda organet, både inför CE-märkningen och under den återkommande övervakningen. För andra produkter är det endast tillverkaren själv som ansvarar för att både upprätta och granska den tekniska dokumentationen.

Den tekniska dokumentationen (hela eller delar av den) ska kunna göras tillgänglig vid begäran av myndigheten. Myndigheterna kan komma att granska den tekniska dokumentationen vid tillsynsaktiviteter såsom inspektion på plats eller via administrativa kontroller. Myndigheterna kan även granska delar av den tekniska dokumentationen (exempelvis riskhanteringen eller PMS-rapport/PSUR) vid uppföljning av allvarliga tillbud och korrigerande säkerhetsåtgärder på marknaden.

Både anmält organ och myndighet kan granska såväl den tekniska dokumentationen i sig som tillverkarens processer för dokumenthantering (upprättande, granskning, godkännande och aktuellthållande av dokumentation). Det är viktigt att den som upprättar och granskar teknisk dokumentation har relevant kompetens för detta.

Ingen granskning av den tekniska dokumentationen görs av Läkemedelsverket i samband med registrering av medicintekniska produkter. EU:s gemensamma regelverk för CE-märkning bygger på tillverkarens ansvar.